Rozmowa telefoniczna po angielsku bywa jednym z etapów procesów rekrutacyjnych w Polsce i za granicą. Stanowi nie lada wyzwanie, wymagając od uczestników skupienia, zwięzłości i znajomości zwrotów typowych dla konwersacji prowadzonych przez telefon. Dlatego przygotowaliśmy kilka praktycznych rad, dzięki którym Twoja następna rozmowa powinna przebiec bez większych zakłóceń.
Rozmowa telefoniczna po angielsku – przygotowania
Rada #1: Pamiętaj o strukturze rozmowy telefonicznej
To niby oczywiste, ale w sytuacji stresowej może ona ulecieć z głowy. Na pewno znasz to z własnego doświadczenia: odbierasz telefon, a osoba, która do Ciebie dzwoni, najpierw przez pięć minut plecie coś nieskładnie, nim wreszcie powie, o co jej chodzi. Dlatego na wszelki wypadek przypomnimy, jaka jest typowa struktura rozmowy telefonicznej:
Jeśli wybierasz numer firmowy, często musisz zadzwonić do sekretariatu i poprosić o połączenie. Odśwież znajomość liczb (to podstawa!) i powtórz kilka razy nazwę działu, do którego chcesz się dodzwonić. Jeśli nie potrafisz opanować nerwów, w ramach treningu wybierz numer poza godzinami urzędowania firmy, żeby posłuchać automatycznej sekretarki i zapoznać się z opcjami połączeń.
Po uzyskaniu połączenia zaczyna się właściwa rozmowa. Naucz się najczęściej używanych przez telefon formuł powitalnych, jak się przedstawiać, jak spytać, z kim rozmawiasz i czy możesz uzyskać połączenie z inną osobą – na wypadek, gdyby nie zgłosiła się ta osoba co trzeba.
- May I speak with Mr Jones, please? (Czy mogę rozmawiać z Panem Jones?)
- Could you put me through to Mr Jones, please? (Czy może mnie pan/pani połączyć z Panem Jones?)
- Could you ask him to call me back? (Czy może pan/pani poprosić, by do mnie oddzwonił?)
Przedstaw cel rozmowy, jeśli to Ty dzwonisz. Strach, który towarzyszy nam na tym etapie, potrafi skutecznie pozbawić nas przejrzystości wypowiedzi. Wówczas zaczynamy krążyć wokół tematu, zapominając o celu, w jakim dzwonimy.
- I’m calling about the job opening for an editorial assistant in your department. (Dzwonię w sprawie rekrutacji na stanowisko asystenta redakcji w pana/pani dziale.)
Teraz jest czas na zadanie przygotowanych wcześniej pytań i wymianę zdań.
- Can you tell me more about the daily responsibilities of this job? (Czy mógłby Pan/Pani powiedzieć więcej na temat codziennych obowiązków na tym stanowisku?)
- Is it possible to build my own career path within your organization/company? (Czy mam szansę na rozwój zawodowy w ramach pana/pani firmy?)
Jeśli udało się osiągnąć cel rozmowy i zdobyć potrzebne informacje, czas się pożegnać. Ale nie kończ rozmowy zbyt gwałtownie i nie mów po prostu goodbye – najpierw podsumuj to, co zostało powiedziane, upewnij się, czy i jakie będą kolejne kroki (I’ll send you an email) i dopiero wtedy elegancko zakończ rozmowę, korzystając z którejś z przygotowanych wcześniej formuł pożegnalnych.
Rada #2: Przed rozmową powtórz słownictwo
Zanim wybierzesz numer, przećwicz rozmowę „na sucho“. Taka próba generalna pomoże Ci zorientować się, jakie słownictwo należałoby jeszcze odświeżyć. Na przykład jeśli chcesz umówić się na wizytę u lekarza, przygotuj się na pytanie o objawy. Przypomnij sobie, jak mówić o datach i godzinach. A może gabinet lekarski, firma lub instytucja, do której chcesz zadzwonić, ma swoją stronę internetową? Zajrzyj na nią, słownictwo ze strony internetowej może Ci się bardzo przydać w rozmowie. I czy wiesz, że w ofercie Babbel są kursy Business English, a także angielskiego w medycynie, gastronomii i hotelarstwie?
Rada #3: Niech nic Cię nie rozprasza
Rozmowa telefoniczna po angielsku dla osób, które dopiero uczą się języka, może prawdziwym wyzwaniem, dlatego lepiej, by nic Cię w trakcie niej nie rozpraszało. Przeprowadź ją w miejscu, w którym masz dobry zasięg, gdzie nikt nie hałasuje i gdzie nikt nie będzie Ci przerywał.
Rada #4: Przygotowanie przede wszystkim
Zabieg prosty, lecz skuteczny: jeśli często odbierasz telefony, umieść obok aparatu kartkę z najczęściej używanymi przez telefon zwrotami.
W trakcie rozmowy przez telefon
Rada #5: Nie bój się pytać
Nieśmiałość i lęk nie są dobrymi doradcami podczas rozmowy telefonicznej! W końcu dzwonisz „po coś“ – żeby się czegoś dowiedzieć, zorganizować konferencję lub umówić się na spotkanie. Niewiele zdziałasz, jeśli zrozumiesz tylko połowę. Dlatego jeśli czegoś nie rozumiesz, zawsze pytaj! Przygotuj sobie gotowe pytania na wypadek niezrozumienia rozmówcy. Pomogą Ci w tym poniższe przykłady:
- Could you repeat that, please? (Czy mógłby pan/mogłaby pani powtórzyć?)
- I couldn’t understand that, could you please phrase it another way? (Nie zrozumiałem/zrozumiałam, czy mógłby pan/mogłaby pani powiedzieć to inaczej?)
- Could you please speak slower? (Czy mógłby pan/mogłaby pani mówić wolniej?)
- How do you spell that? / Could you spell that? (Czy mógłby pan/mogłaby pani to przeliterować?)
- Where can I read about this? (Gdzie mogę o tym poczytać?)
- Sorry, I’m still learning English. (Przepraszam, wciąż jeszcze uczę się angielskiego.)
Rada #6: Rób notatki
Znasz to uczucie, kiedy po skończonej rozmowie masz wrażenie, że nie pamiętasz połowy tego, o czym była mowa? Na to jest jedna prosta, lecz praktyczna rada: połóż na biurku notatnik i w trakcie rozmowy koniecznie rób notatki.
Rada #7: Mów wolno i wyraźnie
To dość oczywiste, lecz w nerwach można o tym czasem zapomnieć. Nic się nie stanie, jeśli nagle stwierdzisz, że mówisz za szybko. Wtedy przeproś rozmówcę, na chwilę odsuń od ucha słuchawkę i weź kilka razy głęboki wdech i wydech. Następnie wróć do rozmowy i pamiętaj, by mówić wolniej i spokojniej.
Rada #8: Pamiętaj o podsumowaniu
Rozmowa zbliża się do końca? Zanim się pożegnasz, krótko podsumuj jej treść, by mieć pewność, że naprawdę rozumiesz wszystko, co zostało powiedziane.
Rada #9: Podziękuj rozmówcy za cierpliwość
Jeśli angielski jest dla Ciebie nowym językiem, to rozmowa telefoniczna w nim nie będzie łatwa nie tylko dla Ciebie, lecz także dla Twojego rozmówcy. Podziękuj mu więc za cierpliwość! To działa również wtedy, gdy osoba, z którą rozmawiasz, jest zniecierpliwiona – w ten sposób uprzejmie zwracasz jej uwagę na fakt, że rozmowa, która dla niej jest codzienną rutyną, dla Ciebie może być nie lada przeprawą.
Ważne jest nie tylko to, co mówisz, lecz i to, jak mówisz. Okazując rozmówcy wdzięczność za jego – rzeczywistą lub postulowaną – cierpliwość, zrobisz dobre wrażenie i zakończysz rozmowę pozytywnym akcentem.
Po rozmowie telefonicznej
Rada #10: Nie zapomnij o dalszym ciągu
Czy rozmowa zakończyła się ustaleniem zadania do wykonania? Jeśli tak, po odłożeniu słuchawki odłóż też na bok emocje i zabierz się do pracy! Najlepiej od razu, póki masz świeżo w pamięci, co jest do zrobienia. W przeciwnym razie możesz zapomnieć, co trzeba zrobić i trzeba będzie dzwonić jeszcze raz i gęsto się tłumaczyć (a usprawiedliwianie się po angielsku też wcale nie jest takie łatwe).
Rada #11: Im częściej, tym lepiej
Korzystaj z każdej nadarzającej się okazji, by zadzwonić do swoich angielskojęzycznych przyjaciół, partnerów tandemowych i instytucji! Czasem warto posłuchać nawet telefonicznej sekretarki – wtedy zadzwoń po prostu poza godzinami otwarcia lub pod czyjąś nieobecność. W przypadku automatycznej sekretarki masz absolutną gwarancję, że nikt nie będzie zadawać stresujących pytań! Zamiast rezerwować stolik w restauracji lub bilety do kina za pośrednictwem strony internetowej, możesz zrobić to telefonicznie. Okazji do ćwiczenia rozmów telefonicznych po angielsku jest mnóstwo – korzystaj z nich, a zobaczysz, że będzie Ci szło coraz lepiej. I pamiętaj, gdy czegoś nie rozumiesz, zawsze pytaj! Powodzenia i udanych rozmów!
Rozmowa telefoniczna po angielsku wymaga znajomości reguł gramatycznych. Dlatego warto odświeżyć sobie kilka zagadnień: